ต้องการสร้างจดหมายเวียนเหมือนโปรแกรม Microsoft Office Word สามารถทำได้หรือไม่ครับ

Submitted by tantai on Wed, 04/28/2010 - 15:52

การสร้างจดหมายเวียน สามารถทำได้ครับ โดยการสร้างจดหมายเวียนนั้น จำเป็นต้องเตรียมเอกสาร 2 ส่วน คือ ส่วนที่เป็นเนื้อความจดหมาย และ ส่วนที่เป็นฐานข้อมูล

เปิดไฟล์ต้นฉบับจดหมายเวียน แล้วเลือกเมนู Tool > Mail Merge Wizard เพื่อเริ่มขั้นตอนการทำจดหมายเวียน

ขั้นแรก ให้เลือกทำเครื่องหมายหน้าหัวข้อ Use the current document  เพื่อเลือกใช้เอกสารที่เปิดอยู่ในการทำจดหมายเวียน คลิกปุ่ม Next  เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 2 ให้เลือกทำเครื่องหมายหน้าหัวข้อ Letter หากเลือกเป็น E-mail message จะเป็นการสร้าง E-mail แทน

ขั้นตอนที่ 3 เป็นการเลือกฐานข้อมูล ให้คลิกปุ่ม Select Address List จะได้หน้าต่างสำหรับเลือกฐานข้อมูล ให้คลิกปุ่ม Add แล้วเลือกฐานข้อมูลที่เตรียมไว้ แล้วคลิกปุ่ม OK เพื่อกลับสู่หน้าต่าง Mail Merge Wizard แล้วนำเครื่องหมายหน้าหัวข้อ This document shall contain an address block ออก เพื่อกำหนดรูปแบบที่อยู่เอง

ขั้นตอนที่ 4 เป็นการกำหนดคำนำหน้าชื่อ ให้นำเครื่องหมายหน้าหัวข้อ This document should contain a salutation เพื่อกำหนดคำนำหน้าชื่อเอง แล้วไปยังขั้นตอนที่ 6

ขั้นตอนที่ 6 ให้คลิกที่ปุ่ม Edit Document เพื่อกำหนดตำแหน่งข้อความจากฐานข้อมูล แล้วคลิกที่ปุ่ม Data Sources บนทูลบาร์ แล้วคลิกซ้ายค้าง เลือกข้อมูลบริเวณหัวคอลัมน์ ลงมายังเอกสารด้านล่าง เมื่อเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม Return to mailmerge wizard แล้วคลิกปุ่ม Next เพื่อกลับไปยังขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 7 สามารถแก้ไขเอกสารเฉพาะบางเอกสารได้ด้วยการกดปุ่ม Edit Individual Document โดยเอกสารที่แก้ไขในเมนูนี้ จะไม่มีผลกระทบกับเอกสารอื่น เมื่อแก้ไขเสร็จเรียบร้อย ให้คลิกปุ่ม Return to mailmerge wizard แล้วคลิกปุ่ม Next เพื่อกลับไปยังขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 8 เป็นขั้นตอนสุดท้ายในการพิมพ์ และบันทึกเอกสารที่สร้างไว้ โดยแต่ละหัวข้อ มีความหมายดังนี้

หัวข้อ Save starting document จะทำการบันทึกเฉพาะเอกสารต้นฉบับเท่านั้น เมื่อเลือกแล้วให้คลิกปุ่ม Save starting document เพื่อบันทึกเอกสาร

หัวข้อ Save merge document จะทำการบันทึกเอกสารที่ได้รวมกับฐานข้อมูลไว้แล้ว เมื่อเลือกแล้วให้คลิกปุ่ม Save documents เพื่อบันทึกเอกสาร

หัวข้อ Print merge document จะทำการพิมพ์จดหมายเวียนที่ได้ทำการรวมกับฐานข้อมูลไว้แล้วออกทางเครื่องพิมพ์ เมื่อเลือกแล้วให้คลิกปุ่ม Print document เพื่อพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์

เมื่อทำการบันทึก หรือพิมพ์เิอกสารออกทางเครื่องพิมพ์แล้ว ให้คลิกปุ่ม Finist เพื่อจบขั้นตอนการทำจดหมายเวียนครับ