เทคนิคการ Copy & Paste บน OOo Calc (Paste Speacial)
เทคนิคการคัดลอกและวาง Copy & Paste บน OOo Calc
เมื่อ 2 วันก่อน (1 กรกฏาคม 2553) ไปมีประชุมงานด้าน ICT ที่เขื่อนภูมิพล
ในฐานะที่เราเป็นหน่วยงานที่ใช้งาน OpenOffice.org มานานแล้ว หลายๆ ท่านในที่ประชุมก็พอจะรู้จักกัน
ขณะที่พักเบรค มีพี่นาย เข้ามาถามพร้อมกับถือโทรศัพท์มือถือเข้ามาถาม
"ตุ้ย ที่ทำงานโทรมาถามว่าใน Calc ทำไมเวลาคัดลอกแล้วไปวางจึงเกิด Error ขึ้นมา" พี่นายถาม
"เป็นไงหรือครับ" เราก็ตอบแบบงง... "คัดลอกและวาง ก็เป็นคำสั่งธรรมดานี่..." นึกในใจ
"#$%^$&#*$&$***(*(W*&^&^^*Y*&&^*^()*))**)......." พี่นายก็ตอบกลับมาอีกคราวนี้งงใหญ่เลย
"เอางี้ครับ.. พี่ส่งไฟล์ผ่านเมล์ มาให้ผมแล้วมาดูด้วยกันครับ" ผมตอบกลับไปอีกครั้ง
"เออ...จริงๆ ด้วยงั้นเดี๋ยวพี่โทรให้น้องส่งไฟล์มาให้ดูดีกว่า..รอสักครู่นะ" พี่นายตอบ
เวลาผ่านไปไกลเหมือนโกหก 12.00 น. การประชุมเลิกพักเที่ยง... เราจึงไปเช็คเมล์ดู...มีจดหมายมาฉบับหนึ่งมีไฟล์แนบเป็น Excel ไฟล์ เราจึงเปิดดูพร้อมกับ Save เป็น Calc (.ods) ซะเลยฮิๆ มาดูปัญหากันครับ
เริ่มจากที่พี่เขาเปิดไฟล์ข้อมูลเก่าขึ้นมา เพื่อจะกรอกค่าใหม่ลงไป ในการนี้ต้องการนำค่าในคอลัมน์ I (ยอดคงเหลือยกไป) ไปใส่ในคอลัมน์ D (ยอดคงเหลือยกมา)
แต่พอใช้คำสั่ง Copy ข้อมูลในคอลัมน์ I แล้วไป Paste ในคอลัมน์ D ผลที่ได้เกิด Error ขึ้นมา ลองเอาไป Paste ใน sheet ใหม่ก็เหมือนกันแฮะ
ผลที่ได้เกิด Error 
เกิดอะไรขึ้นหนอ....ไปเลือกดูข้อมูลที่อยู่ในช่องเซล I7 ก็พบว่าเกิดจากการรวมค่าจากช่อง D7,F7,H7 (=D7+F7+H7) ดังนั้นการคัดลอกค่าในเซล I7 แล้วไปวางในช่อง D7 จึงเกิด Error แน่นอน เพราะตำแหน่งคอลัมน์มันไม่มีพอแล้วครับ (ต้องมีคอลัมน์ด้านหน้าให้อีก 5 คอลัมน์ จะงง..กับคำตอบหรือเปล่าเนี่ย..ฮิๆ) เอาเป็นว่าไม่ถูกตามกฏแล้วกันนะครับเลยเกิดค่า Error! แต่ถึงจะไม่ Error ก็น่าจะไม่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ เนื่องจากถามผู้ใช้งานแล้วทราบว่าต้องการค่าตัวเลขสมบูรณ์เลย ไม่ใช่สูตรคำนวน
ดังนั้นการวาง (paste) จึงไม่ใช่การวางแบบปกติ ต้องใช้วางแบบพิเศษ (Paste speacial) เริ่มจากการเลือกกลุ่มข้อมูลที่ต้องการก่อนแล้วคัดลอกไว้ (ใช้คำสั่ง Copy ที่เซล I7:I17)
จากนั้นไปที่เซลที่ต้องการวาง (ใช้คำสั่ง Paste Speacial ที่เซล D7)
ในหน้าต่าง Paste Speacial ให้เลือกเฉพาะ Numbers (เพื่อให้เป็นค่าตัวเลขไม่ใช่สูตรคำนวน) > กดปุ่ม OK
แต่เนื่องจากในช่องที่ไปวาง มีข้อมูลอยู่ ก็จะมีข้อควรระวังเตือนมาให้ทราบ หากต้องการทำต่อไปก็กดปุ่ม Yes
ค่าที่ได้ในช่อง D7:D17 จะเป็นค่าจำนวนเต็ม แทนที่จะเป็นการคัดลอกสูตรมาใส่ เมื่อถามพี่นายดูก็พบว่าตรงกับที่ต้องการ
เรียบร้อยไปอีก 1 ปัญหา หวังว่าท่านที่มีปัญหาการใช้งานแบบเดียวกันคงจะได้ประโยชน์นะครับ
หากมีปัญหาใดๆ เกี่ยวกับการใช้งาน OpenOffice.org ลองส่งไฟล์มาให้ดูพร้อมกับปัญหาที่พบหากช่วยแนะนำได้ก็จะแนะนำให้ หากไม่รู้ก็จะหาผู้รู้มาช่วยตอบปัญหาให้ครับ
มีบทความอีกอันที่เกี่ยวข้องกับการวางแบบพิเศษ (Paste speacial) ชื่อเรื่อง "การเปลี่ยนตำแหน่งข้อมูลจากแนวตั้งเป็นแนวนอน" http://bigtui.exteen.com/20061122/entry
edit @ 3 Jul 2010 20:34:09 by BigTUI ^_^
