องค์กรจะเปลี่ยนมาใช้ OpenOffice.org ได้อย่างไร

การเปลี่ยนมาใช้ OpenOffice.org อาจจะมองว่าเป็นเรื่องง่ายๆ แต่ที่ว่าง่ายนี้ทำให้หลายองค์กรเสียเวลา เสียกำลังคน เสียความรู้สึกมานักต่อนัก เพราะการคิดว่าการเปลี่ยนมาใช้ OpenOffice.org ไม่ได้ยาก โปรแกรมคล้ายๆ เดิม ความสามารถใกล้เคียง แค่อบรมก็สามารถใช้ได้ แต่ปัญหาที่ซ่อนอยู่นั้นมีมากเสียจนทำให้บางองค์กรต้องกลับมาใช้ Microsoft Office ดังเดิม

 

การนำ OpenOffice.org มาใช้ในองค์กร หลายคนคิดว่าอบรมก็เพียงพอ แต่แท้ที่จริงแล้วการอบรมเป็นปัจจัยที่จะก่อให้เกิดความสำเร็จเพียงเล็กน้อยเท่านั้น มีหลายองค์กรจัดอบรมพนักงานทั้งองค์กร แต่ปัญหาคือผู้ใช้ก็ไม่ยอมใช้งาน ทำให้ต้องวางแผนกันใหม่ซื่งการจะทำให้ผู้ใช้ยอมใช้งานกลับยากขึ้นกว่าเดิม

 

การประเมินก่อนว่าผู้ใช้คนใดมีความจำเป็นต้องใช้ Microsoft Office หรือสามารถใช้ OpenOffice.org ทดแทนได้เป็นเรื่องจำเป็นมาก เพราะหากเราไม่สามารถระบุได้ว่าใครที่สามารถใช้ OpenOffice.org ได้ แต่ทำการถอน Microsoft Office ของผู้ใช้ที่จำเป็นต้องใช้ นี่คือปัญหาใหญ่มากที่กำลังจะตามมา

 

ผู้ใช้ที่ถูกถอนทั้งๆ ที่จำเป็นต้องใช้ จะประสบปัญหาอย่างมากในการใช้งาน ปัญหาไม่ได้จบแค่คนเดียว ข่าวลือจะถูกแพร่กระจายไปยังผู้ใช้ทั่วองค์กรว่า OpenOffice.org ใช้ไม่ได้ ทั้งๆ ที่คนกว่า 80% สามารถใช้งาน OpenOffice.org โดยไม่มีปัญหา

 

แต่การประเมินการใช้งานของผู้ใช้ หากเป็นไอทีในองค์กรเป็นผู้ประเมินเอง จะเสียเวลาในการประเมินอย่างมาก เพราะการที่ไอทีจะทำหน้าที่ในการวิเคราะห์ตัวซอฟต์แวร์ก่อนว่าทำงานในองค์กรได้หรือไม่ วิเคราะห์ผลกระทบกับพนักงาน อีกทั้งยังต้องวิเคราะห์ว่าพนักงานคนใดที่จำเป็นต้องใช้ Microsoft Office หรือไม่ ทำให้ทรัพยากรบุคคลที่จำกัด ต้องมาเสียกับงานที่ไม่ได้เป็นงานหลักขององค์กร

 

การจ้างที่ปรึกษาเป็นทางออกที่ทำให้ได้ผลลัพธ์ที่เร็วขึ้น ไม่เพียงแค่นั้น หากประเมินดูจริงๆ แล้วค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียไปในการที่องค์กรจะประเมินการใช้งานเอง ทั้งเวลา พนักงาน หรือทุนที่ต้องเสียไป การจ้างที่ปรึกษาอาจจะมีค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่า และสะดวกสบายกว่ามาก

 

แต่สำหรับองค์กรขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่เกิน 50 คน การประเมินด้วยตนเองนั้น อาจจะทำได้ไม่ยาก เพราะไอทีจะมีความคุ้นเคยกับคนทั้งองค์กรเป็นอย่างดี ทราบถึงปัญหา การใช้งาน และความสามารถของผู้ใช้ อาจจะมีการจัดอบรมสัก 1-2 รอบคงน่าจะเพียงพอ แต่ควรระวังปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นเป็นอย่างดีด้วย

 

ปัจจัยหนึ่งที่ทำให้การเปลี่ยนมาใช้ OpenOffice.org ทำได้ยากเพราะ พนักงานที่ใช้คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่ใช้งานโปรแกรม Office ตลอดเวลา แทบจะตลอดทั้งวันก็เป็นได้ นั่นหมายถึงเราจะเปลี่ยนซอฟต์แวร์ที่ผูกพันกับเขามาตลอดทั้งชีวิตการทำงาน

 

มีคนเคยบอกว่าการเปลี่ยนระบบ ERP ยังไม่ยากเท่าการเปลี่ยนมาใช้ OpenOffice.org เพราะระบบ ERP กระทบกับงานแค่บางส่วน แต่ OpenOffice.org กระทบกับพนักงานออฟฟิศทุกคนในองค์กร จึงต้องอาศัยความเชียวชาญ และคำนึงถึงการจัดการเรื่องการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในการดำเนินงาน

 

OpenOffice.org ถึงแม้จะไม่แตกต่างจาก Microsoft Office มากนัก ความสามารถก็ใกล้เคียง แต่ผลกระทบทางจิตใจต่อพนักงานเป็นปัญหาใหญ่กว่าความสามารถของ OpenOffice.org ที่ไม่เทียบเท่าเสียอีก